Secretario/a de Rectorado

Desde Grupo Planeta nos encontramos en la búsqueda de un/a Secretario/a de Rectorado para nuestra Universidad VIU, perteneciente a la división de Planeta Formación y Universidades.

Cuya misión será la de asistir a la Rectora en su día a día, así como a los miembros de Rectorado.

¿Cuáles serían tus principales funciones?

• Filtraje de llamadas y correspondencia.
• Recepción de visitas de Rectorado
• Organización de Consejos (salas, documentación, catering, etc.).
• Mantenimiento de agenda de contactos y BBDD.
• Soporte en la gestión de la cuenta de correo electrónico de Dirección en ausencia por vacaciones, viaje, ...
• Acompañamiento Eventos Académicos | Representación.
• Reserva salas: reserva de salas internas y externas para la realización de reuniones.
• Caterings: contratación y preparación de servicios de catering para Rectorado (solicitud, preparación sala, revisión factura,...).
• Organización de eventos externos: comunicaciones, búsqueda de espacios/proveedores, solicitud de presupuestos.
• Mantenimiento de despacho y petición de materiales.
• Preparación de Informes y presentaciones.
• Gestión y custodia de contratos y convenios: recepción, envío, preparación para firma, archivo y subida a la plataforma digital Alfresco.
• Gestión de firmas de Rectorado: recepción y preparación para firma de convenios, contratos y cualquier otro documento para la firma de la Rectora, así como su archivo y devolución posterior.
• Gestión documental (libros, fotocopias, hojas de asistencia, certificados,...), revisión facturas, comunicaciones académicas.

RELACIONES:

• Internas: Decanos/as y Vicerrectores. Resto de Departamentos de Negocio y Académicos. Responsables de Formación de RRHH Valencia y Barcelona.
• Externas: Agencias de servicios catering. Agencia de Viajes. Proveedores externos.