Assistente Esecutivo - Categorie Protette ai sensi della Legge 68/99

Ubicación: Roma (Italia)
Vacantes: 1
Modalidad de trabajo: Presencial

Rome Business School

Rome Business School is one of the leading Business Schools in Italy which offers Master and MBA programs both on campus and online, as well as Executive Education training programs. We always maintain an international vision, and our mission is to train global leaders equipped to manage companies all over the world from an innovative and sustainable perspective.

Rome Business School is the most international Business School in Italy with more than 2.100 students per year coming from 161 countries, counting also with 269 university partnerships and agreements in 26 countries and 4 continents worldwide. Rome Business School is strongly connected with the world of work: +616 companies partner for networking, job opportunities and Master lectures.

Descripción de la oferta

L’Assistente Esecutivo è la mano destra del nostro Direttore Generale, fornendo supporto amministrativo, organizzativo e strategico di alto livello. Questo ruolo garantisce il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane, anticipa le necessità e funge da collegamento critico tra l’Ufficio Esecutivo e gli stakeholder interni ed esterni, mantenendo i più alti standard di riservatezza e professionalità.

Gestione Calendario e Posta

Pianificare e controllare l’agenda e la casella di posta del Direttore, coordinando riunioni, appuntamenti, viaggi, presentazioni e tutta la logistica correlata.
Filtrare, dare priorità e smistare la corrispondenza per ottimizzare il tempo del Direttore Generale.

Interfaccia e Comunicazione

Essere il principale punto di contatto tra l’Ufficio Esecutivo e tutti i dipartimenti, la segreteria e gli altri responsabili di divisione.
Facilitare il flusso fluido di informazioni e i follow-up all’interno dell’organizzazione.

Risoluzione Problemi

Gestire richieste e risolvere problemi entro l’ambito di autorità delegata, alleggerendo il carico routinario del Direttore.

Anticipazione e Supervisione

Monitorare proattivamente le esigenze organizzative (incidenti, domande, carenze di risorse) e intervenire prima che i problemi si aggravino.

Documentazione e Archiviazione Riservata

Redigere, modificare e formattare presentazioni, verbali di riunioni e altri documenti; gestire archiviazione e archiviazione sicura.

Accoglienza e Gestione Visitatori

Ricevere e assistere chiamate e visitatori, garantendo un’esperienza professionale e ospitale.

Organizzazione Eventi

Pianificare ed eseguire eventi interni/esterni, dal concept al follow-up (location, fornitori, budget, logistica).

Coordinamento Viaggi

Prenotare viaggi nazionali e internazionali per dirigenti e dipendenti tramite l’agenzia aziendale, bilanciando qualità del servizio, conformità alle policy e controllo dei costi.

Gestione Spese e Contratti

Monitorare budget, riconciliare spese, seguire fatture, gestire contratti fornitori e circolare documenti per la firma.

Reporting

Compilare aggiornamenti regolari e report ad hoc su KPI dipartimentali, milestone di progetto e performance di budget.

Gestione Emergenze

Agire con decisione nelle emergenze, rispettando i protocolli aziendali di prevenzione e risposta.

Requisitos

Qualifiche Richieste
Categoria | Requisiti

Formazione
Laurea in Economia Aziendale, Comunicazione o in un campo correlato (o esperienza lavorativa equivalente).

Esperienza

Oltre 5 anni di esperienza nel supporto a dirigenti C-suite o senior, preferibilmente in un ambiente multinazionale.
Successo comprovato nella gestione di calendari complessi, viaggi e informazioni riservate.

Competenze Tecniche

Competenza avanzata in Microsoft PowerPoint (storyboarding, formattazione, rifinitura visiva) ed Excel (tabelle pivot, funzioni di ricerca, analisi dati di base).
Padronanza completa della suite Microsoft 365; familiarità con piattaforme di meeting virtuali (Teams, Zoom, ecc.).

Lingue

Italiano a livello madrelingua e inglese fluente richiesti; altre lingue come lo spagnolo sono altamente valutate.

Competenze Chiave

Organizzazione e capacità di prioritizzazione eccezionali
Discrezione e affidabilità
Eccellenti capacità comunicative scritte e orali
Problem-solving proattivo e ingegnosità
Consapevolezza del budget e controllo dei costi
Capacità di lavorare in squadra e ottime doti interpersonali

Condizioni di Lavoro e Altri Dettagli
Orario: Full-time, con disponibilità a gestire richieste fuori orario o nei weekend in caso di urgenze.

Categoria Protetta: Appartenenza certificata alle Categorie Protette (Legge 68/99). Sarà necessario fornire documentazione a conferma durante il processo di selezione.

In Grupo Planeta offriamo pari opportunità. Ci impegniamo a trattare tutte le candidature in modo equo, basandoci sulle capacità, i risultati e l’esperienza, indipendentemente da razza, nazionalità, sesso, età, disabilità, orientamento sessuale, identità di genere o qualsiasi altra categoria protetta dalla legge.

Ubicación: Roma (Italia)
Vacantes: 1
Modalidad de trabajo: Presencial

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