Assistente Esecutivo

L’Assistente Esecutivo è la mano destra del nostro Direttore Generale, fornendo supporto amministrativo, organizzativo e strategico di alto livello. Questo ruolo garantisce il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane, anticipa le necessità e funge da collegamento critico tra l’Ufficio Esecutivo e gli stakeholder interni ed esterni, mantenendo i più alti standard di riservatezza e professionalità.

Principali Responsabilità

Gestione Calendario e Posta

• Pianificare e controllare l’agenda e la casella di posta del Direttore, coordinando riunioni, appuntamenti, viaggi, presentazioni e tutta la logistica correlata.

• Filtrare, dare priorità e smistare la corrispondenza per ottimizzare il tempo del Direttore Generale.

Interfaccia e Comunicazione

• Essere il principale punto di contatto tra l’Ufficio Esecutivo e tutti i dipartimenti, la segreteria e gli altri responsabili di divisione.

• Facilitare il flusso fluido di informazioni e i follow-up all’interno dell’organizzazione.

Risoluzione Problemi

• Gestire richieste e risolvere problemi entro l’ambito di autorità delegata, alleggerendo il carico routinario del Direttore.

Anticipazione e Supervisione

• Monitorare proattivamente le esigenze organizzative (incidenti, domande, carenze di risorse) e intervenire prima che i problemi si aggravino.

Documentazione e Archiviazione Riservata

• Redigere, modificare e formattare presentazioni, verbali di riunioni e altri documenti; gestire archiviazione e archiviazione sicura.

Accoglienza e Gestione Visitatori

• Ricevere e assistere chiamate e visitatori, garantendo un’esperienza professionale e ospitale.

Organizzazione Eventi

• Pianificare ed eseguire eventi interni/esterni, dal concept al follow-up (location, fornitori, budget, logistica).

Coordinamento Viaggi

• Prenotare viaggi nazionali e internazionali per dirigenti e dipendenti tramite l’agenzia aziendale, bilanciando qualità del servizio, conformità alle policy e controllo dei costi.

Gestione Spese e Contratti

• Monitorare budget, riconciliare spese, seguire fatture, gestire contratti fornitori e circolare documenti per la firma.

Reporting

• Compilare aggiornamenti regolari e report ad hoc su KPI dipartimentali, milestone di progetto e performance di budget.

Gestione Emergenze

• Agire con decisione nelle emergenze, rispettando i protocolli aziendali di prevenzione e risposta.